Đối với việc tuyển dụng công chức dựa trên năng lực, các cơ quan tuyển dụng cần thiết phải xây dựng được một khung năng lực trong tuyển dụng. Ngoài ra, việc áp dụng khung năng lực vào tuyển dụng công chức phải được thực hiện một cách chặt chẽ, bài bản theo những yêu cầu đặt ra. Việc áp dụng khung năng lực vào tuyển dụng cần có một quy trình thực hiện thi tuyển chặt chẽ với nội dung thi tuyển được thiết kế minh bạch, rõ ràng, khách quan, xác định thống nhất về hình thức thi.

1. Quy trình thực hiện thi tuyển

Quy trình thực hiện thi tuyển công chức được diễn ra theo các bước sau:

Căn cứ vào Kế hoạch tuyển dụng, sau khi thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng, nhận và thẩm định hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức lập danh sách ứng viên đủ điều kiện về hồ sơ để tham gia kỳ thi tuyển dụng công chức… gửi tới Trung tâm kiểm định chất lượng công chức đầu vào và Bộ Nội vụ.

Trung tâm kiểm định chất lượng công chức đầu vào tổ chức thi tuyển vòng 1. Đề thi được lấy trên cơ sở trộn câu hỏi tự động, ngẫu nhiên từ ngân hàng câu hỏi thi đã được Bộ Nội vụ thẩm định, kết quả thi được đánh giá theo thang điểm 100.

Trung tâm kiểm định chất lượng công chức đầu vào gửi kết quả thi vòng 1 của ứng viên về Hội đồng tuyển dụng công chức của cơ quan đã gửi danh sách ứng viên dự thí, đồng thời gửi về Bộ Nội vụ để theo dõi.

Dựa vào kết quả thi ở vòng 1, cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức xác định những ứng viên đạt từ 50 điểm trở lên mỗi môn thì được tiếp tục tham gia thì tuyển ở vòng 2.

Hội đồng tuyến dụng công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị thông báo kết quả tuyển dụng công chức vòng 2, xác định người trúng tuyển, thực hiện các thủ liên quan theo quy định.

Từ các bước trên, có thể thấy, quy trình thi tuyển công chức được tập trung ở 2 vòng thi với cách thức, nội dung thi là khác nhau. Cụ thể là:

Vòng thi 1: Đây là vòng sơ tuyển. Vòng thi này sử dụng khung năng lực chung cho tất cả công chức trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước để xây dựng nội dung đánh giá ứng viên.

Vòng thi này có thể coi là vòng thi đánh giá chất lượng đầu vào của công chức và nên được thực hiện thống nhất bởi Trung tâm kiểm định chất lượng công chức đầu vào (như đã đề xuất ở trên).

Như vậy, có thể thấy rằng, việc thực hiện kiểm định chất lượng công chức đầu vào tập trung tại một trung tâm quốc gia là cần thiết bởi điều này mang lại những lợi ích như:

Bảo đảm sự thống nhất về nội dung, quy trình, cách thức đánh giá năng lực cơ bản của ứng viên trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước.

Bảo đảm mặt bằng chung về chất lượng công chức trong toàn hệ thống cơ quan hành chính nhà nước, sàng lọc được ứng viên có nền tảng kiến thức, kỹ năng cơ bản, cần thiết chung đối với tất cả công chức trong cơ quan hành chính nhà nước.

Bảo đảm tính khách quan trong đánh giá ứng viên, loại bỏ được những tiêu cực có thể nảy sinh trong quá trình tổ chức thi tuyển, giúp củng cố và tăng cường niềm tin của xã hội vào sự khách quan, minh bạch của hoạt động tuyển dụng công chức.

Bảo đảm đánh giá chính xác năng lực chung của ứng viên nên có thể lựa chọn được những ứng viên phù hợp với yêu cầu.

Giảm chi phí cho Nhà nước và xã hội, từ đó nâng cao hiệu quả tuyển dụng công chức.

Vòng thi 2: Đây là vòng thi để lựa chọn công chức vào vị trí công việc cần tuyển, vì thế các tiêu chí đánh giá ứng viên được xây dựng dựa trên khung năng lực gắn với từng vị trí việc làm trong cơ quan, đơn vị.

2. Nội dung thi tuyển

Nội dung thi ở vòng 1 được xây dựng dựa trên khung nằng lực chung cho tất cả các công chức trong toàn bộ hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước.

Nội dung thi gồm 3 phần: phần 1 thi kiến thức chung, phần 2: thi ngoại ngữ, phần 3: thi tin học.

Đối với phần thi kiến thức chung: Nội dung bài thi kiến thức chung bao gồm 60 câu hỏi với thời gian thi là 60 phút.

Các câu hỏi được cân đối về số lượng theo các tiêu chí để đánh giá năng lực của ứng viên với nội dung cơ bản như nhận thức chính trị, pháp lý; Nhận thức về trách nhiệm trong thực thi công vụ và định hướng phục vụ công dân; Giao tiếp; Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc; Cộng tác và phối hợp; Tự học hỏi, đổi mới và sáng tạo; Hiểu biết bối cảnh, xu thế mới của nền công vụ.

Tuy nhiên, đặc điểm công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương và các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương có sự khác nhau. Công chức làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương thực hiện công việc quản lý nhà nước ở tầm vĩ mô nên công việc chủ yếu là tham mưu, hoạch định chính sách, ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong khi công chức làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương thì chủ yếu thực hiện các công việc tổ chức thực hiện chính sách, pháp luật tại địa phương. Do vậy, ngoài khung năng lực chung cho công chức, có thể xây dựng thêm khung năng lực cho công chức ở Trung ương và khung năng lực cho công chức ở địa phương.

Bên cạnh đó, cũng còn có sự khác nhau về đặc điểm công việc của các công chức làm việc ở các vùng, miền do có sự chênh lệch lớn trình độ phát triển. Vì thế, yêu cầu về năng lực chung đối với các công chức ở các vùng, miền khác nhau là không giống nhau.

Đối với phần thi ngoại ngữ: Thi ngoại ngữ với 30 câu hỏi để đánh giá về khả năng sử dụng một trong năm thứ tiếng Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung Quốc hoặc ngoại ngữ khác theo yêu cầu của vị trí việc làm do người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức quyết định. Thời gian thi 30 phút. Đối với vị trí việc làm yêu cầu chuyên môn là ngoại ngữ thì người dự tuyển không phải thi ngoại ngữ.

Đối với phần thi tin học: Thi Tin học với 30 câu hỏi theo yêu cầu của vị trí việc làm. Thời gian thi 30 phút. Đối với vị trí việc làm yêu cầu chuyên môn là tin học thì người dự tuyển không phải thi tin học.

Ở vòng thi 2

Tại vòng 2, nội dung thi được xây dựng dựa trên khung năng lực gắn với từng vị trí việc làm có nhu cầu tuyển dụng. Do vậy, việc thi tuyển ở vòng này cần được thực hiện tại cơ quan sử dụng công chức nhưng có sự tham gia và giám sát của cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức.

Khi tuyển dụng ứng viên mới, cơ quan sử dụng công chức chưa nắm rõ về khả năng làm việc của người dự tuyển. Vì thế, Hội đồng tuyển dụng cần phải căn cứ vào khung năng lực gắn với vị trí việc làm để đánh giá mức độ phù hợp của các ứng viên với công việc và văn hóa làm việc ở cơ quan.

Khung năng lực gắn với vị trí việc làm giúp xác định các tiêu chí chủ yếu để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với từng vị trí việc làm và chiến lược của cơ quan. Khung năng lực được xây dựng thông qua việc phân tích các nhiệm vụ cụ thể, kết quả đầu ra, kiến thức, kinh nghiệm xử lý, từ đó đưa ra danh sách các năng lực và biểu hiện hành vi cần có để hoàn thành được các nhiệm vụ tại vị trí công việc. Dựa vào cấp độ yêu cầu tối thiểu để bảo đảm hoàn thành công việc cho từng năng lực, người làm công tác tuyển dụng xây dựng một bảng mô tả vị trí tuyển dụng một cách rõ ràng và phân định rõ tính chất của năng lực để thiết kế, lựa chọn công cụ đánh giá phù hợp như bảng hỏi, bài kiểm tra, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn nhóm...

Trên cơ sở phân tích công việc nêu trên, tuyển chọn công chức được thực hiện trên nguyên tắc tập trung vào năng lực theo yêu cầu công việc chứ không tập trung vào con người cụ thể. Các đặc tính biểu hiện của năng lực tiềm năng như quan điểm và phẩm chất cá nhân, cách tư duy và giải quyết vấn đề, phong cách làm việc cũng được quan tâm xem xét trong thi tuyển ở vòng này. Công tác sàng lọc ứng viên tập trung vào kiểm tra năng lực thực tế hơn là tìm hiểu các bằng cấp, thâm niên, thành tích trong quá khứ để đánh giá năng lực hiện tại.

Sau khi xác định được tiêu chí lựa chọn cơ bản, người làm công tác tuyển dụng xây dựng một bài kiểm tra với hình thức tự luận và/hoặc phỏng vấn dựa vào cơ sở dữ liệu câu hỏi tuyển dụng.

Do vậy, chất lượng tuyển dụng phụ thuộc nhiều vào việc mô tả rõ ràng các kiến thức, kỹ năng và phẩm chất cần thiết cho vị trí cần tuyển; cần sử dụng thông tin này làm tiêu chí đánh giá trong suốt quá trình tuyển dụng.

Như vậy, có thể thấy rằng, ở cả hai vòng thi, các năng lực trong khung năng lực là cơ sở chủ yếu để xác định những ứng viên được đưa vào phỏng vấn và đánh giá trong thi tuyển công chức. Dựa trên các định nghĩa và các cấp độ năng lực được xác định trong khung năng lực, Hội đồng tuyển dụng xây dựng các câu hỏi phỏng vấn hoặc các bài thi để xác định các thông tin liên quan tới các hành vi tương ứng. Kết quả đánh giá từ các bài thi sẽ cung cấp các thông tin về hành vi của ứng viên từ cấp độ không thể chấp nhận tới có thể chấp nhận được của ứng viên, từ đó làm căn cứ đáng tin cậy cho sự lựa chọn ứng viên.

Tóm lại, khung năng lực góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của một cơ quan do hạn chế được những quyết định tuyển dụng sai lầm, phát triển được đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp, khuyến khích động lực làm việc, sự gắn bó với công việc của nhân viên và chuẩn bị nguồn lực cho mục tiêu dài hạn.

3. Thiết kế đề thi và xác định hình thức thi

Theo nguyên tắc chung, các đề thi trong tuyển dụng phải được thiết kế sao cho các ứng viên có cơ hội thể hiện được năng lực đã xác định ở khung năng lực sử dụng trong tuyển dụng. Để thiết kế các đề thi tuyển dụng, cần thực hiện như sau:

Dựa trên các hành vi (đã được mô tả tại khung năng lực) để xây dựng đề thi sao cho ứng viên phải thể hiện được thái độ hay cách ứng xử, qua đó đánh giá được mức độ phù hợp với các hành vi mong đợi.

Để đánh giá chính xác năng lực chung của ứng viên, đề thi phải bảo đảm các yêu cầu sau: Bảo đảm đo lường và phân loại được các cấp độ năng lực ở mỗi ứng viên; Phù hợp với từng vị trí việc làm cần tuyển dụng; Phù hợp với thực tiễn các cơ quan hành chính nhà nước; Thường xuyên được cập nhật, bổ sung để phù hợp với những điều chỉnh của pháp luật và tình hình kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội của đất nước và của địa phương cũng như bối cảnh, xu hướng phát triển của thế giới; Bảo đảm tính bảo mật cao; Bảo đảm về kỹ thuật diễn đạt các câu hỏi: các câu hỏi bảo đảm tính đồng nhất về diễn đạt, tránh diễn đạt quá phức tạp hay đánh đố.

Tại vòng thi 1, các năng lực được đề xuất có thể phân chia thành các nhóm năng lực có sự tương đồng về cách thức xây dựng thi và xác định hình thức thi như sau:

Nhóm 1: là các năng lực về nhận thức và hiểu biết, bao gồm: Nhận thức chính trị, pháp lý; Nhận thức trách nhiệm trong thực thi công vụ và định hướng phục vụ công dân; Hiểu biết bối cảnh, xu thế mới của nền công vụ; Tự học hỏi, đổi mới và sáng tạo. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc.

Với các năng lực này, các tình huống đòi hỏi phải vận dụng nhận thức và hiểu biết để giải quyết vấn đề. Do vậy, hình thức phù hợp với các bài thi này là trắc nghiệm. Các để thi được thiết kế dựa trên việc đưa ra những tình huống trong giải quyết công việc của công chức có liên quan tới các năng lực thuộc nhóm này (quan điểm chính trị và quy định của pháp luật; hoặc liên quan tới trách nhiệm công vụ và định hướng phục vụ nhân dân; hoặc bối cảnh, xu thế của nền công vụ; hoặc thể hiện sự tự học hỏi, đổi mới, sáng tạo). Mỗi tình huống có 4 phương án trả lời để cho ứng viên lựa chọn, trong đó có 1 phương án đúng. Mối năng lực có thể được đánh giá bằng một số tình huống sao cho bảo đảm đánh giá được hết các hành vi đã được mô tả ở mỗi năng lực.

Nhóm 2 là các năng lực thuộc về kỹ năng có thể đánh giá thông qua quan sát hành vi trên thực tế, bao gồm: Giao tiếp; Cộng tác và phối hợp.

Với các năng lực thuộc nhóm này có thể đánh giá qua trắc nghiệm hoặc qua phỏng vấn. Vì đây là các kỹ năng nên việc đánh giá cần thực hiện thông qua quan sát các ứng viên trong quá trình tổ chức một hoạt động chung nào đó (ví dụ: thảo luận nhóm). Tuy nhiên, nếu số lượng thí sinh quá đông gây khó khăn trong tổ chức phỏng vấn thì cũng có thể dùng phương pháp trắc nghiệm.

Nhóm 3 là các năng lực thuộc về kỹ năng có thể đánh giá thông qua bài thi trắc nghiệm đánh giá về sự các năng lực này, bao gồm: Sử dụng công nghệ thông tin; Sử dụng ngoại ngữ.

Nhóm năng lực này hiện nay đang được đánh giá thông qua các bài thi trắc nghiệm và trên thực tế đã cho thấy việc đánh giá này là khá chính xác, kết quả đánh giá khá tin cậy nên vẫn có thể tiếp tục sử dụng để thị và hình thức trắc nghiệm hiện hành.

Việc xác định kết quả thi tuyển được thực hiện bằng cách cho điểm các tiêu chí. Hội đồng tuyển dụng sẽ quyết định thang điểm cho từng tiêu chí. Tổng các kết quả bài thi là tổng điểm thi tuyển của ứng viên của tổ chức thi trắc nghiệm trên máy tính cần thực hiện án hệ thống máy tính riêng, có thể ghi nhớ và lưu trữ tự, có sự giám sát của đại diện các cơ quan chức năng và cờ đồng thi tuyển.

Trước khi thi, ứng viên cần được hướng dẫn kỹ về quy kế và cách thức làm bài. Ứng viên có thể được tiếp cận làm xen với dạng câu hỏi và đề mẫu công khai trên mạng tin học của cơ quan tổ chức thi tuyển.

Thi trắc nghiệm là hình thức được áp dụng khá rộng rãi hiện nay trong thi tuyến vì tính tiện lợi, đơn giản, tuy nhiên hình thức này không đánh giá được đầy đủ năng lực của ứng viên, vì vậy trong thi tuyển cần kết hợp với các phương pháp khác như phân tích ở trên (phỏng vấn).

Trong vòng thi 2, vì lựa chọn công chức cho những vị trí cụ thể để đảm nhận những công việc nhất định trong tổ chức nên việc xây dựng đề thị ở vòng này sẽ được thực hiện theo từng kỳ thi dựa trên khung năng lực gắn với vị trí công việc cần tuyển. Những người tham gia xây dựng để thì ở vòng này có thể là những nhà lãnh đạo, quản lý trực tiếp đối với vị trí công việc cần tuyển và cũng cần mới thêm các chuyên gia dể có được các câu hỏi thì bảo đảm đánh giá đúng mức độ phù hợp của ứng viên đối với vị trí công việc cần tuyển.

Về hình thức thi ở vòng thi 2, việc thi tuyển nên được thực hiện thông qua một số hình thức có tác dụng đánh giá mức độ phù hợp giữa năng lực thực tế của ứng viên với yêu cầu về năng lực của công việc cần tuyển. Do vậy, hình thức thi cần là: tự luận và phỏng vấn.

Bài thi tự luận: Công việc của công chức ở ngạch chuyên viên thường liên quan đến soạn thảo, trình văn bản để giải quyết các công việc mang tính chất tham mưu, do đó bài thi viết tự luận là cần thiết để đánh giá khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ, khả năng tư duy, phân tích, đánh giá, trình bày quan điểm về vấn đề của ứng viên. Do đó, nên ra đề theo hướng đòi hỏi ứng viên phải phân tích, bình luận, trình bày về một vấn đề trong quản lý nhà nước.

Thí sinh qua được bài thi tự luận (đạt 50 điểm trở lên) sẽ tiếp tục được thực hiện bài thi phỏng vấn.

Bài thi phỏng vấn: Bài thi này nhằm đánh giá rõ hơn năng lực của ứng viên thông qua hỏi đáp trực tiếp giữa giám khảo và ứng viên. Ngoài ra, giám khảo có thể hỏi thêm ứng viên để làm rõ nội dung trả lời theo câu hỏi.

Việc tổ chức thi phỏng vấn cần chặt chẽ. Khi phỏng vấn, đưa câu hỏi, giám khảo cần tạo tâm lý bình tĩnh cho ứng viên, không đưa ra ý kiến của mình cũng như bình luận, đánh giá câu trả lời của ứng viên. Kết thúc phỏng vấn, phải hoàn tất các phiếu đánh giá và các hồ sơ liên quan. Việc sử dụng các thiết bị ghi âm và ghi hình quá trình phỏng vấn cũng có thể được tính đến.

Ưu điểm của hình thức phỏng vấn là có thể đánh giá không chỉ về kiến thức mà qua đó có thể cảm nhận và đánh giá khá chính xác về thái độ, kỹ năng giao tiếp, sự phù hợp của ứng viên về đặc điểm tâm lý, phẩm chất nghề nghiệp với vị trí tuyển dụng. Ứng viên có cơ hội hỏi lại, làm rõ thêm câu hỏi và giám khảo có thể hỏi thêm trong trường hợp cần thiết. Việc tổ chức phỏng vấn cũng có thể thực hiện dưới hình thức trực tuyến.

Tuy nhiên, hạn chế của hình thức phỏng vấn là: Mất nhiều thời gian, nguồn lực, nhất là trong trường hợp có nhiều thí sinh dự thi; Khó tránh khỏi tính chủ quan trọng đánh giá của giám khảo đối với ứng viên; Tác động, áp lực về tâm lý ứng viên có thể ảnh hưởng đến kết quả trả lời.

Có các dạng phỏng vấn sau:

- Phỏng vấn theo một danh mục câu hỏi sử dụng chung cho tất cả ứng viên;

- Phỏng vấn tự do;

- Phỏng vấn xử lý tình huống.

Tại mỗi phòng thi phỏng vấn có 3 giám thị phỏng vấn trực tiếp 1 thí sinh, trong đó nên mời một người là đại diện cơ quan sử dụng công chức sau khi tuyển dụng. Giám thị chính bắt buộc phải là người của Trung tâm kiểm định công chức đầu vào. Trước khi vào phòng phỏng vấn giám thị phải đọc kỹ thông tin của thí sinh. Thí sinh phải viết rõ thông tin bản thân, nguyện vọng của mình vào giấy đăng ký dự thi. Sau khi giám thị đọc kỹ giấy đăng ký dự thi phỏng vấn, các giám thị thảo luận với nhau xem có giám thị nào có mối quan hệ với thí sinh không, nếu có thì thay giám thị, nếu không thì 3 giám thị phân công nội dung câu hỏi cho từng giám thị. Cuối cùng giám thị chính sẽ tổng hợp điểm của cả 3 giám thị.

Về phía giám khảo phỏng vấn cần đáp ứng yêu cầu:

- Có kỹ năng phỏng vấn.

- Biết tạo dựng trạng thái tâm lý tích cực và sử dụng các phương pháp tâm lý để thu nhận được thông tin đầy đủ nhất về năng lực và phẩm chất của ứng viên.

- Am hiểu về lĩnh vực chuyên môn của vị trí cần tuyến

Trong quá trình phỏng vấn phải ghi chép cẩn thận những thông tin của thí sinh trả lời. Căn cứ vào nội dung thi chép để cho điểm, ghi rõ lý do tại sao lại cho thí sinh điểm này.

Điểm công bố kết quả của thí sinh là tổng điểm của điểm thi vòng 1 (trắc nghiệm) và vòng 2 (thi viết tự luận và thi phỏng vấn).

Đối với chủ thể thực hiện thì ở vòng thi 1, theo như đã phân tích, cần được thực hiện tập trung bởi một cơ sở của quốc gia, có thể gọi là Trung tâm kiểm định công chức đầu vào.

Ở vòng thi 2, chủ thể thực hiện thi tuyển là Hội đồng tuyển dụng do cơ quan quản lý có thẩm quyền thành lập. Trách nhiệm, thẩm quyền của Hội đồng tuyển dụng này theo quy định của pháp luật về tuyển dụng công chức.