Chức năng theo tiếng latinh là function, có nghĩa là vai trò, bổn phận, nghĩa vụ của cái gì đó đối với sự vật, hiện tượng nào đó.

Theo quan điểm hệ thống, khái niệm chức năng có thể được hiểu là vai trò, bổn phận, nghĩa vụ của yếu tố này đối với yếu tố khác trong hệ thống và đối với hệ thống trong tổng thể. Mỗi hệ thống lớn được tạo thành từ nhiều hệ thống con - gọi là tiểu hệ thống. Như vậy, khái niệm chức năng được xem xét trong mối quan hệ lịch sử cụ thể của sự vật hiện tượng.Do vậy, xem xét chức năng cần theo quan điểm lịch sử và cần chú ý mấy vấn đề sau đây.

Thứ nhất, nghiên cứu chức năng xã hội của báo chí là nghiên cứu tính mục đích của họat động báo chí đối với các tiểu hệ thống xã hội và đối với hệ thống xã hội trong tổng thể;

Thứ hai, nghiên cứu tính chất phụ thuộc của báo chí vào đời sống xã hội, vào thiết chế chính trị, nhất là trong xã hội còn tồn tại nhiều sự khác biệt về giai cấp và lợi ích. Như vậy, sẽ không có báo chí độc lập hoàn toàn với hệ thống xã hội nói chung, cũng như các tiểu hệ thống cấu thành với tư cách yếu tố. Trong lịch sử phát triển của xã hội loài người, mỗi giai đoạn phát triển, chức năng xã hội của báo chí được nhận thức và khai thác không giống nhau, tùy theo khả năng nhận thức, khai thác sử dụng và điều kiện lịch sử cụ thể. Xã hội càng phát triển, con người càng văn minh thì chức năng xã hội của báo chí càng đa dạng, phong phú.

Thời kỳ trước Mác- AWnghen, nhà chính luận, phê bình Đức cho rằng một mặt, báo chí là phương tiện nhận thức thực tiễn; mặt khác, báo chí là công cụ đấu tranh chính trị, ủng hộ và bảo vệ tiến bộ xã hội. Làm chức năng nhận thức, báo chí phản ánh thực tiễn bằng thông tin sự kiện và vấn đề thời sự. Thông tin sự kiện càng đa dạng và phong phú, nhiều chiều thì chức năng nhận thức càng được thể hiện tốt.

Ở thời kỳ Mác-Ăngghen, đề cao chức năng truyền bá tư tưởng (tuyên truyền) và cổ vũ hành động. Các Mác đã triệt để sử dụng tự do báo chí tư sản nửa cuối thế kỷ XIX để truyền bá hệ tư tưởng mới - tư tưởng chủ nghĩa xã hội khoa học do ông sáng lập. Các Mác và Ăngghen đã sử dụng báo chí một cách tích cực và hiệu quả vào việc giác ngộ giai cấp công nhân, lãnh đạo và đưa cuộc đấu tranh của giai cấp công nhân từ đấu tranh tự phát thành đấu tranh tự giác, từ đấu tranh kinh tế lên đấu tranh chính trị, và từ đấu tranh chính trị lên đấu tranh tư tưởng.

Đầu thế kỷ XX, từ thực tiễn đấu tranh cách mạng, nhất là yêu cầu xây dựng tổ chức đảng cộng sản thống nhất để lãnh đạo phong trào đấu tranh chính trị toàn Nga, Lênin đã kế thừa hai chức năng báo chí do Các Mác nêu ra, đồng thời bổ sung thêm chức năng tổ chức và nhấn mạnh tính chất tập thể của các chức năng của báo chí vô sản. Lênin đã viết: “Báo chí không những chỉ là người truyền tin tập thể, cổ động tập thể mà còn là người tổ chức tập thể nữa”. Lênin đặc biệt nhấn mạnh vai trò của báo chí khi ông muốn có một phong trào đáng gọi là phong trào chính trị toàn Nga thì phải có một tổ chức chính trị toàn Nga; nhưng muốn có một tổ chức chính trị (hay chính đảng) toàn Nga, trước hết phải có một tờ báo chính trị toàn Nga. Do đó, ông thành lập, lãnh đạo tờ Tia lửa và sử dụng nó vào việc thành lập Đảng Cộng sản (Bôn sê vích) Nga, lãnh đạo phong trào công nhân Nga tiến hành thắng lợi cuộc Cách mạng tư sản tháng Hai và Cách mạng Xã hội chủ nghĩa Tháng Mười Nga năm 1917.

Thời kỳ xây dựng chủ nghĩa xã hội từ năm 1917 đến 1991, các nhà lý luận báo chí Xô viết khái quát thành ba nhóm chức năng cơ bản của báo chí: Nhóm chức năng tư tưởng, nhóm chức năng khai sáng - giải trí, nhóm chức năng tổ chức - quản lý xã hội. Đến năm 1998, cũng giáo trình này, tác giả bổ sung thêm chức năng kinh tế - quảng cáo.

Nhìn chung, trong thời kỳ tồn tại hai hệ thống xã hội đối lập: chủ nghĩa xã hội và chủ nghĩa tư bản, hai hệ thống xã hội này có quan niệm về chức năng xã hội của báo chí có sự khác biệt cơ bản. Các nước tư bản chủ nghĩa (TBCN) tuyệt đối hóa chức năng thông tin - giao tiếp của báo chí, trong khi các nước xã hội chủ nghĩa (XHCN) lại tuyệt đối hóa chức năng tư tưởng - tuyên truyền. Tuy nhiên, trên thực tế, hai chức năng này của báo chí có mối quan hệ biện chứng không thể tách rời. Trên thực tế, không ai thông tin - giao tiếp mà không nhằm mục đích nào đó, cái đích ấy là chính là cân truyền. Mặt khác, nếu báo chí tuyên truyền mà không dựa trên cơ sở nền tảng thông tin sự kiện thì tuyên truyền sẽ khó đạt được hiệu quả, thậm chí phản tác dụng. Ở Trung Quốc, về mặt lý luận, báo chí Trung Quốc có ba chức năng lớn:

Một là truyền bá thông tin - thể hiện tính chất truyền thông tin tức. Theo đó, con người sở dĩ cần đến ngành truyền thông, là bởi vì mục đích chính của họ là muốn thu được những thông tin có lợi cho mình từ các sản phẩm báo chí. Còn ngành truyền thông sở dĩ có thể tồn tại và phát triển nhờ nhận được sự ủng hộ và yêu mến của công chúng và xã hội, cũng ở chỗ nó có vai trò “truyền bá tin tức”, là vai trò cơ bản, tính chất đặc trưng của ngành.

Hai là, định hướng dư luận - thể hiện tính chất công cụ dư luận. Trên thực tế, ngành báo chí ra đời bất luận là xuất phát từ mục đích kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, thì người sở hữu nó, quản lý nó và kiểm soát nó đều muốn cùng đồng thời với chức năng truyền bá thông tin, thì vận dụng hết mọi phương thức để phát biểu ý kiến bản thân, biểu thị khuynh hướng và quan điểm lợi ích bản thân của mình. Hơn nữa, người đó còn tìm đủ mọi cách để gây ảnh hưởng của những ý kiến và quan điểm đó đến công chúng để ủng hộ cho lợi ích của bản thân mình, để đạt được mục đích và nguyện vọng của bản thân.Vậy nên ngành truyền thông tự có thiên hướng là “công cụ dư luận”, là phương tiện định hướng dư luận”.

Ba là, phục vụ xã hội, thể hiện tính chất truyền thông công cộng.Các chức năng này tổng quát lại đã nói lên được vai trò chức năng của truyền thông, thể hiện được đặc tính là một cơ quan truyền thông đại chúng có tính công cộng.Có thể liệt kê lại các chức năng của ngành truyền thôngh như sau:Thứ nhấtlà truyền bá tri thức. Như ta biết ngành truyền thông truyền bá các tri thức văn hóa và trong xã hội hiện đại càng thể hiện được chức năng quan trọng này trong phổ biến tri thức khoa học kĩ thuật.Thứ hailà đề cao giáo dục đạo đức; đề cao nếp sống văn minh, giáo hóa đạo đức cho xã hội là một chức năng quan trọng của ngành truyền thông.Thứ ba là đăng tin quảng cáo.Quảng cáo là hình thức maketing không thể thiếu của xã hội hiện đại.Đó cũng là một hình thức truyền thống thông tin riêng biệt, cũng là một hình thức tuyên truyền xã hội.Hơn nữa, đó cũng là một văn hóa tuyên truyền, bởi nhiều slogan quảng cáo rất ảnh hưởng đến trào lưu xã hội.Đăng quảng cáo cũng là một hình thức phục vụ công chúng của ngành truyền thông.Thứ tư, đó là đăng những thông tin văn hóa văn nghệ, giải trí... Cùng với sự phát triển của kinh tế, đời sống nhân dân cũng được nâng cao, khoa học kĩ thuật đã giải phóng sức lao động của con người, con người có nhiều thời gian hơn để vui chơi giải trí, thưởng thức đời sống văn hóa tinh thần. Cho nên ngành truyền thông cũng cần phục vụ nhu cầu thiết yếu đó của công chúng.

Đáng chú ý là cách hiểu, cách dùng khái niệm tuyên truyền giữa các nước TBCN và XHCN khác nhau, thậm chí trái ngược nhau.

Với xu thế ứng dụng công nghệ vào mọi mặt của đời sống, thế giới đang chuyển từ “tròn” sang “phẳng” mà một trong mười tác nhân chính là do sự phát triển của công nghệ thông tin - kỷ nguyên số, sự chi phối của thông tin - giao tiếp trong thời đại toàn cầu hóa. Trong bối cảnh đó, chức năng xã hội của báo chí được tiếp cận đa chiều và thực tế hơn, theo hướng tăng dần những tương đồng về quan niệm chức năng của báo chí giữa các nước, nhưng sẽ khó có thể xóa hết những khác biệt, bởi vì thế giới quan, quan điểm chính trị, hệ giá trị văn hóa và những điều kiện cụ thể của sự phát triển kinh tế-xã hội có sự khác biệt giữa các nước, các khu vực và trên thế giới nói chung.