Có thể nói rằng, truyền thông là một quá trình diễn ra liên tục trong xã hội loài người nhằm mục đích trao đổi thông tin, ý thức, tình cảm.. chia sẻ các kinh nghiệm, kỹ năng giữa hai người và giữa nhiều người trong cộng đồng với nhau nhằm tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và những kiến thức, hiểu biết về môi trường xung quanh, nhằm tác động và thay đổi nhận thức, ý tưởng của cá nhân, cộng đồng dân cư, tổ chức, xã hội cho phù hợp với sự vận động khách quan của quy luật cuộc sống góp phần tăng cường phát triển ý thức hệ cho xã hội, phát triển kinh tế xã hội và tăng trưởng cho cộng đồng dân cư.

Trong hoạt động truyền thông, truyền thông nhóm đóng một vai trò quan trọng.Truyền thông nhóm là loại hoạt động truyền thông được thực hiện và tạo ảnh hưởng trong phạm vi từng/các nhóm xã hội cụ thể. Thông thường, truyền thông nhóm được phân chia thành hai loại chính: truyền thông 1 - 1 nhóm (một cá nhân, có vai trò như một nhà truyền thông với đối tượng là một nhóm) và truyền thông trong nhóm (truyền thông giữa các cá nhân trong nhóm hoặc các nhóm nhỏ trong một nhóm lớn hơn).

Truyền thông 1 - 1 nhóm

   Truyền thông 1 - 1 nhóm sẽ đạt được những hiệu quả cao khi nhóm đã có các quy chế hoạt động, các vai xã hội trong nhóm (có thủ lĩnh, lãnh đạo) đã xác định được cụ thể, có uy tín với nhóm.

Truyền thông 1 - 1 nhóm là một loại hoạt động truyền thông, trong đó nhà truyền thông (1) hướng hoạt động của mình vào một nhóm xã hội nào đó (1 nhóm), với các tác động có chủ đích.

Như vậy, nếu đứng ở vị trí của nhà truyền thông (1) trong cụm từ 1-1 nhóm chính là chỉ người phát thông tin) thì truyền thông1 - 1 nhóm cũng có những điểm tương đồng với truyền thông cá nhân vì về cơ bản, đó là việc truyền tin của một cá nhân đến một nhóm. Nhưng điểm khác nhau cơ bản là: phạm vi tác động và gây ảnh hưởng của truyền thông 1 - 1 nhóm không phải là một hay nhiều cá nhân riêng lẻ, mà là một nhóm người xác định, chịu sự tác động trong tính tổng thể của nó. Chẳng hạn, một thầy giáo giảng bài cho một lớp học chứ không phải từng người một trong 30 sinh viên trong lớp đó chịu ảnh hưởng một cách riêng lẻ của truyền thông).

Khái niệm nhóm trong truyền thông 1 - 1 nhóm cũng có thể bao hàm cả nhóm lớn và nhóm nhỏ.Tuy nhiên, trong thực tế phạm vị nhóm nhỏ được sử dụng chủ yếu trong các kỹ năng truyền thông 1 - 1 nhóm.

Bên cạnh đó, nhóm là đối tượng của truyền thông 1 - 1 nhóm, nếu có số lượng thành viên nhiều (chẳng hạn trên 10 thành viên), trước tác động của một nguồn tin nào đó, thường chia làm nhiều nhóm nhỏ với tính chất khác nhau (tích cực hay thụ động, phản đối) khi tiếp nhận và phản hồi thông tin. Đặc biệt, các nhóm này có những ảnh hưởng qua lại lẫn nhau, gây ra xu hướng ủng hộ hay phản đối, tuỳ thuộc vào cách thức tác động dựa trên cơ sở phân nhóm của nhà truyền thông.

Truyền thông 1-1nhóm cũng có thể có đối tượng là các nhóm lớn được thực hiện thông qua các phương tiện truyền thông cá nhân hoặc các phương tiện truyền thông đại chúng.Chẳng hạn, một bài phát biểu trước hội trường lớn của một bộ trưởng sau đó đăng lại nguyên văn trên tờ báo là diễn đàn của chính ngành đó. Khi phát biểu tại hội trường, vị bộ trưởng đó sử dụng phương tiện truyền thông cá nhân (bài phát biểu), còn khi đăng lại trên báo, thì đã chuyển sang sử dụng truyền thông đại chúng như một công cụ để tác động đến đại chúng, nguồn phát lúc này là cơ quan truyền thông đại chúng. Cùng một bài phát biểu nhưng tính chất hai lần chuyển tải ấy là hoàn toàn khác nhau.

Truyền thông trong nhóm

Trong một nhóm, nhất là các nhóm có quy mô lớn, đến một giai đoạn phát triển nào đó thường bao hàm các nhóm nhỏ. Sự chia sẻ thông tin, suy nghĩ, tình cảm truyền thông trong nhóm được thực hiện bởi các cấp độ chính như sau:

Cấp độ 1: Được thực hiện bởi các cá nhân trong các nhóm xác định trong cộng đồng. Ví dụ: truyền thông giữa các sinh viên, trong một lớp học.

Cấp độ 2: Truyền thông giữa một nhóm nhỏ với một hay vài nhóm nhỏ khác trong một nhóm lớn. Ví dụ: truyền thông giữa sinh viên Báo chí khoá 22 và các sinh viên Báo chí khoá 24.

Cấp độ 3: Truyền thông giữa một vài nhóm nhỏ này với một vài nhóm nhỏ khác trong cùng một nhóm lớn.

Cấp độ 4: Truyền thông giữa các nhóm nhỏ trong các nhóm lớn khác nhau (ví dụ: giao lưu giữa các sinh viên báo chí và toàn thể bộ đội đóng quân trên một vài hòn đảo thuộc quần đảo Hoàng Sa).

Cấp độ 5: Truyền thông của một nhóm lớn với công chúng. Ví dụ như: truyền thông của ngành giáo dục với công chúng về các bước tiến hành cho việc ra một bộ sách mới cho học sinh tiểu học...

Cấp độ 6: Truyền thông giữa các nhóm lớn (các cơ quan, tổ chức, cộng đồng dân cư một quốc gia, một khu vực) với các nhóm khác có chung hay chưa có sự thống nhất về mục tiêu và tính chất hoạt động. Ví dụ: truyền thông giữa các tổ chức trong Liên minh cứu trợ trẻ em, giữa cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam và các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ...

Trong hoạt động truyền thông, mội trường và phạm vi hoạt động phụ thuộc vào tính chất, mục tiêu, quy tắc, kiến thức của nhóm trong việc phát triển các thông điệp truyền thông. Mỗi nhóm truyền thông đều có quy tắc và chuẩn mực riêng quy định phương thức và hành vi ứng xử riêng biệt của nhóm và đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ. Nếu không thực hiện được những quy tắc và chuẩn mực đó hoạt động truyền thông của nhóm sẽ không đạt được hiệu quả khả thi.

Mặt khác, hoạt động truyền thông nhóm 1-1 và truyền thông nhóm yêu cầu chặt chẽ về các kỹ năng, thái độ, hành vi ứng xử, nhất thiết phải tôn trọng, thân thiện, chia sẻ, tôn trọng sự khác biệt giữa các thành viên trong nhóm và giữa các nhóm khác nhau.

Bên cạnh đó, truyền thông nhóm thực hiện nhằm lan tỏa sự ảnh hưởng tới các nhóm nhỏ hoặc giữa các nhóm cộng đồng có sự tương tác lẫn nhau. Ở một mức độ cao hơn truyền thông cá nhân, truyền thông nhóm và truyền thông 1-1 nhóm đòi hỏi hành vi giao tiếp ứng xử có những chuẩn mực khắt khe và phù hợp hơn, khả năng cuốn hút, liên kết và giao lưu tương tác mở rộng hơn.

Như vậy, truyền thông 1-1 nhóm và truyền thông nhóm muốn đạt được hiệu quả khi hoạt động yêu cầu các nhóm viên phải đáp ứng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc ứng xử, chủ động tham gia hoạt động, thể hiện và chia sẻ ý tưởng, suy nghĩ, kinh nghiệm, tình cảm của bản thân. Mặt khác, nâng cao năng lực truyền thông của nhóm cũng đòi hỏi các thành viên tôn trọng ý kiến cá nhân trên cơ sở những nguyên tắc hoạt động chung và những cá tính khác biệt.

Có thể nói, truyền thông nhóm phát triển là một cơ sở taọ tiền đề cho sự phát triển chung của xã hội. Bên cạnh đó, truyền thông nhóm cũng góp phần tạo lập môi trường phát triển cá nhân nổi bật, truyền thông nhóm cũng có người lãnh đạo như nhóm trưởng thông thường là những cá nhân có tư chất nổi trội hơn.

Ngoài ra, đối với truyền thông nhóm, xuất phát từ truyền thông nhóm trong gia đình đóng một vị thế rất quan trọng và nó có những đặc thù riêng tạo ra những cá nhân với những suy nghĩ, tư duy riêng taọ lập sự đa dạng về tri thức và tư duy trong xã hội, là cơ sở để tạo đà cho sự phát triển của xã hội nói chung.