Nếu như mục tiêu của một cuộc thanh tra, theo truyền thống, là nhận được một sự cải tiến trong hoạt động quản lýcông, thì điều đó chỉ đạt được khi Đoàn kiểm tra đệ trình một bản báo cáo được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, tức là Bộ trưởng.

Như vậy, báo cáo thanh tra trước hết là một bản kết luận, là giai đoạn đầu của việc kiểm tra, thanh tra. Nó được coi như để mở tiếp sang giai đoạn thứ hai đó là việc Bộ trưởng nghiên cứu để có thể tiến hành các biện pháp cải cách theo đề nghị của Đoàn thanh tra. Ở đây sẽ lần lượt xem xét hai vấn đề: soạn thảo báo cáo kết luận thanh tra và những hệ quả sau kết luận thanh tra.

1. Việc soạn thảo báo cáo

Những vấn đề lý thuyết liên quan đến vấn đề này thì không nhiều, điều cơ bản đặt ra là liệu bản kết luận thanh tra có phải lập theo nguyên tắc đối kháng (contradictoire) hay không, tức là trước khi bản kết luận đó được gửi đến cơ quan có thẩm quyền (thường là Bộ trưởng), thì báo cáo kết luận bắt buộc phải được gửi đến cơ quan bị kiểm tra. Xét về một khía cạnh nào đó thì điều này là có lợi, vì như vậy có thể biết được quan điểm của người bị kiểm tra. Điều đó cho phép ta tránh được sự nhầm lẫn và hơn nữa là để có thêm căn cứ cho kết luận và những ý kiến phản bác của người bị kiểm tra nhằm làm sáng tỏ những vấn đề trong báo cáo kết luận. Tuy nhiên ở đây cũng có điểm bất lợi, đó là: Nó sẽ làm chậm trễ quá trình đưa ra kết luận cuối cùng về phương diện quản lý và các biện pháp cần tiến hành khắc phục. Thực tế người bị kiểm tra không bao giờ bị mất khả năng giải trình sự việc, bởi lẽ quá trình thanh tra không diễn ra hoàn toàn bí mật và khi thanh tra, người bị kiểm tra hoàn toàn có cơ hội thể hiện quan điểm của mình. Có thể nhận thấy điều bất hợp lý cơ bản nhất là người bị kiểm tra sẽ dành thời gian cuối của đợt thanh tra xem xét lại toàn bộ sự việc cùng với người đứng đầu cơ quan và đây là dịp để họ cùng trao đổi ý kiến về các dự kiến báo cáo kết luận, thậm chí khi cần thiết có thể có sự sửa đổi, bổ sung.

Báo cáo được lập ra theo trách nhiệm cá nhân của người viết báo cáo. Đầu tiên, báo cáo kết luận thanh tra do từng thành viên Đoàn thanh tra thảo ra. Sau đó Trưởng đoàn đọc các báo cáo đó để nhanh chóng có kết quả chính mà Đoàn đã thu được qua kiểm tra, trước khi chúng được chuyển đến người bị kiểm tra. Như vậy, chính tác giả của báo cáo là người duy nhất phải bảo vệ trước người bị kiểm tra. “Không được đưa vào báo cáo kết luận những gì mà trước đó chưa thông báo cho người bị kiểm tra và chưa được đưa ra tranh luận với người bị kiểm tra”. Quy định này chỉ rõ tầm quan trọng của tính đối kháng trong bản báo cáo.

Tính chất này cũng được thể hiện trong hình thức trình bày văn bản báo cáo kết luận, gồm có 3 cột. Cột thứ nhất là những nhận xét của người kiểm tra. Cột thứ hai là giải trình của người bị kiểm tra, thường là thể hiện quan điểm của họ về các nhận xét nhận được. Cột thứ ba dành cho Thanh tra viên, đưa ra kết luận trước khi toàn bộ các hồ sơ tài liệu mà 3 cột trong báo cáo được tóm tắt khái quát chuyển đến Bộ trưởng.

Sau 3 cột biểu báo cáo thông thường sẽ là một đánh giáchung về hoạt động của cơ quan bị kiếm tra. Ở đây tính chất công bằng đối kháng của quá trình tranh luận được. thể hiện rõ. Tất nhiên cơ quan Thanh tra là người có tiếng nói kết luận cuối cùng nhưng cần phải biết dừng lại đúng thời điểm và cần có sự soát xét cẩn thận. Ngoài ra, để làm rõ trách nhiệm của cơ quan bị kiểm tra. Thanh tra viên phải đề cập những vấn đề liên quan đến trách nhiệm của cơ quan hành chính cấp trên.

Báo cáo kết luận là một tài liệu ghi lại các nhận xét. Theo đó, Báo cáo của cơ quan Tổng Thanh tra là một hệ quả của các nhận xét khách quan và chính xác về sự việc. “Một báo cáo đầy đủ không phải là báo cáo chỉ nói về những mặt xấu, mặt tiêu cực mà phải có hướng để làm cho cơ quan bị kiểm tra thay đổi”. Và chính cơ quan quản lý cấp trên sẽ rút ra các kết luận cần thiết từ bản báo cáo.

Báo cáo phải bảo đảm tính chính xác và phải đưa ra nhiều số liệu chứng minh. Người ta không thể nói vấn đề thu thuế là “tốt” hay “chưa tốt” nếu chưa đưa ra các số liệu chứng minh từ cơ quan thu thuế, sau đó so sánh với số liệu của nó với một vài cơ quan thuế khác hoặc so sánh với tình hình chung trong địa hạt. Tính chính xác của báo cáo cũng bao gồm cả nghĩa vụ chỉ ra chính xác các thử nghiệm đã được tiến hành, đồng thời cho phép có được cái nhìn chính xác về hoạt động kiểm tra. Báo cáo cần súc tích, ngắn gọn. Một bản báo cáo quá dàisẽ gây ra sự nhàm chán và không hiệu quả.

Báo cáo đưa ra được các đánh giá có chất lượng Những đánh giá tổng quát sẽ hữu ích khi nó có mối quanhệ chặt chẽ với các nhận xét vào thời điểm xem xét hiệu suất công việc, vấn đề tổ chức và chất lượng quản lý của công sở. Nó không chỉ là sự bày đặt bên cạnh nhau các sự việc có đối chiếu với các quy định pháp luật mà cần phải có sự chứng minh lập luận.

Để báo cáo hữu ích hơn nữa, báo cáo phải được kịp thời gửi đến Bộ trưởng. Các văn bản pháp luật liên quan đến cơ quan Tổng Thanh tra thường nhấn mạnh điểm này: “Công các thanh tra chỉ có thể đạt hiệu quả cao nếu kết quả thanh tra được nhanh chóng chuyển đến Bộ trưởng, cơ quan hành chính Trung ương. Thái độ tôn trọng thời hạn này là nghĩa vụ quan trọng của các thành viên cơ quan Tổng Thanh tra”. Thông tư ngày 13/4/1956 chỉ rõ: “Hiệu quả công việc của cơ quan Tổng Thanh tra phụ thuộc vào sự nhanh chóng của bản báo cáo được lập ra. Trình tự có tính chất đối kháng sẽ tạo ra nguy cơ nếu việc sửa chữa các lỗi lầm của cơ quan hành chính bị nêu ra qua quá trình kiểm tra chậm được thực hiện. Trong tất cả các giai đoạn chuyển báo cáo, các Thanh tra viên phải phối hợp chặt chẽ để việc chuyển báo cáo diễn ra nhanh nhất”.

2. Hệ quả của báo cáo kết luận thanh tra

Đây là vấn đề cực kỳ quan trọng: vấn đề hiệu quả của hoạt động thanh tra. Điều quan trọng nhất là phải trao cho các Thanh tra viên các quyền nhất định để tránh tình trạng các báo cáo kết luận của họ bị thờ ơ và rơi vào quên lãng. Thực tế cho thấy các nhận xét được đưa ra trong báo cáo thanh tra đối với các cơ quan có trách nhiệm thi hành thưởng không có hiệu lực. Cơ quan hành chính là nhữngngười làm chủ các quyết định của mình. Do đó, các thành viên của cơ quan Tổng Thanh tra rất khó tránh khỏi ảnh hưởng làm suy yếu sự kiếm tra vì họ luôn có “sợ” là việc kiểm tra được tiến hành đơn lẻ không có sự phối hợp do sự thờ ơ của các cơ quan quản lý hành chính.

Đây là một khó khăn rất lớn đối với công tác thanh tra kiểm tra. Người ta nhận thấy rằng, mặc dù có nhiều điểm tích cực, các cuộc kiểm tra có tính hệ thống vẫn thường đưa ra các nhận xét chung, cắt nghĩa mối lo ngại từ xa và điều đó làm hạn chế hiệu quả của báo cáo. Nếu như không có một sự đáp ứng tích cực đối với báo cáo kết luận thì Thủ trưởng cơ quan Tổng tra sẽ thực hiện yêu cầu Bộ trưởng xem xét tình hình sự việc. Thực tế, người ta có thể đặt ra câu hỏi vì sao các văn bản này lại chỉ dừng lại ở mức độ khiêm tốn như vậy. Thực ra, việc áp dụng nó đặt ra vấn để hết sức khó khăn. Chẳng hạn như trường hợp của cơ quan Tổng Kiểm tra Quân đội, sau khi đã thuyết phục được thủ trưởng cơ quan quản lý nào đó thực hiện các kiến nghị của mình thì sẽ tìm cách báo cáo lên Bộ trưởng. Tổng Kiểm tra Quân đội dường như không có cơ hội để áp dụng quy định trên và thưởng dựa vào các cuộc trao đổi công tác hoặc các cuộc họp để thuyếtphục cơ quan quản lý nghe theo các kiến nghị của mình. Về nguyên tắc thông tin của cơ quan Tổng Thanh tra,Nghị định ngày 24/6/1963 của Pháp quy định: “Thủ trưởng cơ quan Tổng Thanh tra phải được thông báo những biện pháp đã được thực hiện sau khi có kết luận thanh tra”. Trong thời hạn 2 tháng sau khi báo cáo kết luận được gửi đến người đứng đầu cơ quan quản lý Trung ương (Bộ) mà không nhận bất cứ một sự trả lời nào, Thủ trưởng cơ quan Thanh tra sẽ yêu cầu Thủ trưởng cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho biết nguyên nhân của vấn đề. Thực ra, những quy định trên đây cũng không có hiệu quả nếu Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cố tình không trả lời.

Đôi khi những cố gắng để có được thông tin trả lời không phải là từ các văn bản pháp quy mà từ bản thân cơ quan Thanh tra. Tóm lại, có thể hiểu rằng, hiệu lực hoạt động của các Tổng Thanh tra phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố mang tính tâm lý xã hội hơn là do quy định của các văn bản pháp luật.